Toimistoassistentti

Suomen Kulttuurirahasto on valtakunnallisesti toimiva yksityinen säätiö. Rakennamme moniarvoista ja kestävää yhteiskuntaa, toimimme tieteen, taiteen ja kulttuurin puolesta ja kannustamme tulevaisuuden huippuja kohti läpimurtoja. Kansainvälinen Mirjam Helin -laulukilpailu on alallaan yksi maailman merkittävimmistä. Suomen Kulttuurirahasto järjestää kilpailun joka kolmas vuosi, seuraavan kerran kesäkuussa 2027.

Mirjam Helin -tiimi vastaa kansainvälisen Mirjam Helin -laulukilpailun ja Mirjam Helin -akatemian järjestelyistä. Haemme nyt Helin-tiimin vahvistukseksi toimistoassistenttia. Työsuhde on kokoaikainen ja määräaikainen, jatkuen syyskuun 2027 loppuun. Tiimissä työskentelevät kanssasi musiikkipäällikkö, vastaava tuottaja, some- ja tuotantokoordinaattori sekä lähempänä kilpailua täydentyvä työryhmä. Taustatukea saat Kulttuurirahaston noin 50 hengen työyhteisöstä.

Toimistoassistentin vastuulla on varmistaa sujuva arki: pidät kokonaisuuden järjestyksessä ja tiedon helposti löydettävänä. Tehtävä on monipuolinen, ja se edellyttää erinomaista koordinointikykyä sekä huolellisuutta yksityiskohdissa.

Tehtäviisi kuuluu toimiston perusprosessien ja käytäntöjen koordinointi sekä tiimin tiedon kokoaminen ja ylläpito. Vastaat kilpailijoiden, tuomarien ja delegaattien matkajärjestelyistä (mm. aikataulut, varaukset ja muutosten hallinta) ja varmistat, että tieto kulkee oikeille henkilöille oikeaan aikaan.

Pidät kilpailubudjetin seurannan ajan tasalla Excelissä, hoidat sähköpostia ja tiedusteluja sekä tuet tiimiä käytännön järjestelyissä. Lisäksi vastaat MH-kilpailun hakujärjestelmän hallinnasta ja osallistut kilpailun käytännön järjestelyihin Turussa kesäkuussa 2027.

Edellytämme sinulta kokemusta vastaavista assistentin ja toimistotyön tehtävistä sekä soveltuvaa koulutusta. Olet itsenäinen ja järjestelmällinen tekijä, jolla langat pysyvät käsissä myös kiireessä ja tilanteiden muuttuessa. Excel on sinulle luonteva työväline: hallitset taulukoinnin, suodatukset, pivotit ja peruskaav