Asiantuntija, asianhallinta, Business Oulu -liikelaitos
About this role
Business Oulu -liikelaitoksen Työllisyyspalvelut hakee ASIANTUNTIJAA (asianhallinta) vakinaiseen virkasuhteeseen.
Asiantuntijana tehtäviisi kuuluu muun muassa asioiden kirjaaminen ja asioihin liittyvien asiakirjojen tallennus Oulun kaupungin asianhallintajärjestelmään (LOOTA) ja KEHA:n asiakastietojärjestelmään (A-TMT), Työllisyyspalveluille kohdistettujen tietopyyntöihin ja henkilörekisteritietojen tarkastuspyyntöihin vastaaminen ja vastaamisessa ohjeistaminen, Työllisyyspalveluiden sisäisten prosessien kehittäminen asianhallinnan näkökulmasta, sähköisten arkistointiratkaisujen käyttöönottojen suunnittelu osana laajempaa asiantuntijaryhmää ja Työllisyyspalveluiden sähkö- ja kirjepostin käsittely.
Asiantuntijana työskentelet toimialan asian- ja asiakirjahallinnossa sekä vastaat osa-arkistonmuodostajan toimista asianhallinnan osalta. Vastaat asiakirjahallinnan vaativista suunnittelutehtävistä, ohjauksesta, neuvonnasta, koulutuksesta, tiedottamisesta ja käytännön hoitamisesta. Osallistut asiakirjahallintaprosessin vaativiin kehittämishankkeisiin, Lootan käytössä ohjaamiseen ja asiakirjahallinnan vaatimusten täyttymiseen tietojärjestelmissä ja vaatimusmäärittelyistä uusia tietojärjestelmiä hankittaessa. Asiantuntijana vastaat liikelaitoksen arkiston ja vastuualueensa sähköisen määräaikaisen tiedon säilyttämisen osalta arkistotilasta ja sen hallinnoinnista, asiakirjojen hävittämisen toimeenpanoista ja ohjaamisesta sekä siirroista kaupunginarkistoon, asiakirjallisen tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden turvaamisesta sekä järjestelmien tietoaineistojen säilyttämisen seurannasta.
Tiedonohjauksen ja tietopalvelutehtävien osalta ohjeistat tietopalvelupyyntöihin vastaamisessa, vastaat kokonaisvaltaisesti tiedonohjaussuunnitelmien valmistelusta ja ylläpidosta sekä yleisestä neuvonnasta substanssitasolla ja asianhallinnan substanssiin liittyvästä perehdyttämisestä liikelaitoksen henkilöstölle. Asiantuntijan tehtäviin kuuluu myös muita tietopalvelu- ja raportointitehtäv