Sivistystoimen toimistosihteeri

TEHTÄVÄNKUVAUS

Sivistystoimen toimistosihteeri toimii keskeisessä roolissa sivistystoimen hallinnon, päätösvalmistelun ja taloushallinnon kokonaisuudessa ja työskentelee suoraan sivistysjohtajan alaisuudessa.

Tehtävässä vastataan sivistystoimen asianhallinnasta ja viranhaltijapäätösten valmistelusta, sivistyslautakunnan esityslistojen ja pöytäkirjojen laatimisesta sekä päätösten toimeenpanosta. Toimit sivistyslautakunnan sihteerinä ja kokouspäivinä työ ajoittuu myös ilta-aikaan.

Toimistosihteerin vastuulle kuuluvat myös sivistystoimen taloushallinnon keskeiset tehtävät, kuten ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, reskontran seuranta ja perintäasiat sekä salassa pidettävien oppilaspäätösten valmistelu ja hallinta. Tehtävä sisältää oppilas- ja toimintatilastointia, raportointia ja ennakointitehtäviä, sivistystoimen verkkosivujen ja palvelutietovarannon ylläpitoa sekä sivistystoimen sisäisten työryhmien sihteeritehtäviä. Lisäksi toimistosihteeri vastaa sivistystoimen keskeisten tietojärjestelmien monipuolisesta käytöstä ja hallinnasta. Tehtävä edellyttää itsenäistä työotetta, huolellisuutta, kokonaisuuksien hallintaa sekä hyvää yhteistyökykyä monien eri toimijoiden kanssa.

MILLAISTA OSAAJAA HAEMME?

Edellytämme tehtävään soveltuvaa toisen asteen koulutusta (esim. merkonomi) tai korkeakoulututkintoa (esim. tradenomi) sekä kiinnostusta ja motivaatiota hallinnollisiin tehtäviin.

Tehtävässä onnistuminen edellyttää:

kunnallishallinnon ja julkisen päätöksenteon tuntemusta

talous- ja asianhallinnan osaamista

sivistystoimeen ja hallintoon liittyvän lainsäädännön tuntemusta mm. hallintolain, julkisuus- ja tietosuojasääntelyn sekä opetustoimea koskevan sääntelyn osalta

erinomaisia tietoteknisiä valmiuksia

hyvää suullista ja kirjallista suomen kielen taitoa

kykyä työskennellä itsenäisesti ja hallita useita kokonaisuuksia samanaikaisesti

huolellisuutta, vastuullisuutta ja salassapitosäädösten noudattamista

hyviä vuorovaikutus- ja viestintätait