Toimistoassistentti, kesätyö

Etsimme palveluhenkistä ja oma-aloitteista tekijää kesätyöhön tiimimme tueksi.

Liity mukaan kasvavaan joukkoomme osaksi globaalisti toimivaa ja pitkän historian omaavaa yritystä, jossa pääset työskentelemään kansainvälisessä ympäristössä ja oppimaan kokeneelta tiimiltä.

Toimintamme ytimessä on vastuullisuus ja kestävä tulevaisuus, ja tässä roolissa pääset tukemaan yrityksemme arkea monipuolisissa hallinnollisissa tehtävissä sekä työskentelemään tiiviissä yhteistyössä johdon ja muun tiimin kanssa.

Tehtävä painottuu käytännönläheiseen hallinnolliseen tukeen, erityisesti matkustusjärjestelyihin sekä matkalaskujen tarkistamiseen ja käsittelyyn. Työ sisältää myös päivittäisiä assistentin tehtäviä.

Matkalaskujen käsittelyssä on paljon manuaalista tarkistustyötä, joten tarkkuus ja rutiinityön sietokyky ovat keskeisiä onnistumisen kannalta. Aiempi kokemus matkalaskuista sekä IFS-järjestelmästä katsotaan eduksi.

Työ tapahtuu pääsääntöisesti toimistolla. Toivomme mahdollisimman nopeaa aloitusta, mielellään toukokuun alkupuoliskolla.

Tehtävän päävastuut

Johdon tukeminen yhteistyössä muun tiimin kanssa

Sisäisen viestinnän tukeminen ja kehittäminen

Tarvittaessa toimiminen yhteyshenkilönä asiakkaille ja muille sidosryhmille

Sisäisten ja ulkoisten kokousten, vierailujen sekä tapahtumien järjestäminen

Matkajärjestelyt: aikataulut, varaukset, viisumit ja matkalaskut

Ulkoistettujen palveluiden ja toimittajien koordinointi (esim. toimistoylläpito)

Toimiston viihtyvyydestä huolehtiminen

Päivittäiset toimisto- ja assistenttitehtävät

Toimisto- ja kiinteistöhallinnan tukitehtävät (tarviketilaukset, turvallisuusasiat, tiedotteet)

Odotamme sinulta

Aikaisempaa kokemusta assistentin tai vastaavan hallinnollisen tuen tehtävistä sekä ymmärrystä toimiston arjesta ja prosesseista

Erinomaisia organisointi- ja ajanhallintataitoja sekä kykyä priorisoida ja hallita useita tehtäviä samanaikaisesti

Hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja sekä asiakaspalveluhenkistä työotetta

Aiempi kokemu