Executive assistant

Haemme nyt Diakonia-ammattikorkeakoulun Helsingin-kampukselle

Executive assistantia

toistaiseksi voimassa olevaan tehtävään.

Executive assistant toimii toimitusjohtaja-rehtorin luotettuna työparina ja johdon työn keskeisenä koordinoijana. Executive assistant mahdollistaa toimitusjohtaja-rehtorin ja johtoryhmän keskittymisen strategisiin ydintehtäviin huolehtimalla hallinnollisesta sujuvuudesta ja koordinoinnista. Tehtävässä yhdistyvät itsenäinen vastuu, monipuolinen hallinto-osaaminen sekä tiivis yhteistyö Diakin sisäisten ja ulkoisten verkostojen kanssa.

Excecutive assistantina

Vastaat ennakoivasta toimitusjohtaja-rehtorin kalenterinhallinnasta, tapaamisten koordinoinnista ja matkajärjestelyistä. Yhteensovitat ajankäyttöä sovittujen painopisteiden kanssa ja varmistat valmistautumiselle riittävän ajan. Hoidat myös johtoryhmän yhteiset matkajärjestelyt.

Valmistelet yhteistyössä vastuuhenkilöiden kanssa asioita yhtiökokoukselle, hallitukselle ja johtoryhmälle sekä toimit kokousten sihteerinä. Huolehdit aineistojen laadusta, oikea-aikaisuudesta ja luottamuksellisesta käsittelystä. Ylläpidät vuosikelloa, seuraat sovittujen päätösten toimeenpanoa ja koordinoit valiokuntatyöskentelyä.

Kokoat taustatietoa sekä valmistelet esityksiä, raportteja ja tiivistelmiä toimitusjohtaja-rehtorille. Tuet sisäistä viestintää, sidosryhmätyötä ja kansainvälistä yhteistyötä.

Vastaat kirjaamon tehtävistä, toimit hallinnon järjestelmien pääkäyttäjänä ja varmistat tiedonhallinnan sujuvuuden omalla vastuualueellasi. Työskentelet tiiviissä yhteistyössä hallinnon asiantuntijan kanssa ja sijaistat häntä tarvittaessa.

Suunnittelet ja tuotat Diakin sisäisiä tilaisuuksia ja tapahtumia sekä tuet laatuprosesseja. Kehität johdon työn sujuvuutta ja hyödynnät digitaalisia työvälineitä ja tekoälyä tarkoituksenmukaisesti.

Odotamme sinulta

soveltuvaa korkeakoulututkintoa

kokemusta johdon assistenttitehtävistä

vahvoja organisointi- ja priorisointitaitoja

kokouskäytäntöjen ja asiakirjahallinnan osaami