Kurssisihteerin/Palvelusihteerin tehtävä

Haemme kurssi-/palvelusihteeriä lääketieteellisen tiedekunnan hallintopalveluihin. Tehtävä sijoittuu tiedekunnan hallintopalvelujen toimistopalvelujen tiimiin. Kurssi-/palvelusihteerin tehtävä täytetään toistaiseksi ja tehtävässä käytettävä nimike on palvelusihteeri.

Tehtävien sisältö

Tehtäviin kuuluu tiedekunnan PGE-yksikön (Post Graduation Education Unit) kurssisihteerin tehtävät. Tehtävä sisältää PGE-kurssihakuun (mm. hakulomakkeiden käsittely ja päätösten tiedotus) sekä kurssien käytännön järjestelyihin liittyviä tehtäviä (mm. ilmoittautumiset, kurssisivujen päivittäminen, luentopalkkio- sekä matkalaskulomakkeiden käsittely, tilavaraukset) sekä kurssien opintopistehakemusten käsittely ja opetussuunnitelmaan kuuluvien koulutusten kurssien toteutusten tekeminen Peppi-opintotietojärjestelmään. Näissä tehtävissä toimit ensisijaisesti yhteistyössä tiedekunnan jatkokoulutuksen parissa toimivien henkilöiden kanssa.

Lisäksi tehtävään kuuluu tiedekunnan palvelusihteerin tehtäviä. Tehtävä sisältää hankintojen käsittelyä PURO-ostotilausjärjestelmässä sekä myös muita palvelusihteerin tehtäviä tarpeen mukaan (mm. kokous- ja tapahtumajärjestelyt, matka- ja majoitusjärjestelyt, tilavaraukset, avain- ja kulkuoikeusasiat, hankinnat, postitus ja yleisneuvonta).

Tehtäviä pääset hoitamaan itsenäisesti ja oma-aloitteisella työotteella. Tehtävässäsi työskentelet yhteistyössä tiedekunnan henkilöstön sekä hallintopalveluiden kanssa ja olet tarvittaessa yhteydessä myös yliopiston sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin.

Sinulta toivomme

soveltuvaa tutkintoa,

työkokemusta vastaavanlaisista tehtävistä,

asiakaspalveluhenkisyyttä sekä hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja,

hyvää suomen ja englannin kielen taitoa,

hyvää organisointikykyä, oma-aloitteisuutta ja tarkkuutta,

kykyä omaksua uusia prosesseja ja järjestelmiä,

yleisimpien Windows-pohjaisten ohjelmien käyttötaitoa.

Tiedekuntamme on kansainvälinen yhteisö, jossa työkielinä käytämme sekä suomea että englantia. Reipas asenne ja