Johtajan assistentti

1\\. Suunnittelu ja koordinointi (ajanhallinta)

Aikataulunhallinta: Työaikataulun luominen ja muokkaaminen, kokousten, neuvottelujen ja puheluiden aikatauluttaminen.

Liikematkahallinta: Lippujen varaaminen, hotellien varaaminen, matkasuunnitelmien suunnittelu.

Kokousten valmistelu: Materiaalien kerääminen, osallistujille ilmoittaminen, pöytäkirjojen laatiminen ja laatiminen.

2\\. Asiakirjojen hallinta ja viestintä

Kirjeenvaihdon käsittely: Saapuvien asiakirjojen ja kirjeiden vastaanottaminen, rekisteröinti ja jakelu.

Liikekirjeenvaihto: Viestintä esimiehen puolesta, kirjeiden ja tilausten laatiminen.

Pyyntöjen suodatus: Alustava yhteydenpito kumppaneihin, asiakkaisiin ja työntekijöihin.

3\\. Tiedot ja analysointi

Tiedonkeruu: Yhteenvetojen, raporttien ja analyyttisten materiaalien laatiminen ennen kokouksia.

Urakoitsijoiden haku: Markkinoiden seuranta, tavaroiden ja palveluiden tilaaminen toimiston tai esimiehen tarpeisiin.

Toteutuksen seuranta: Esimiehen antamien tehtävien määräaikojen seuranta.

4\\. Hallinnolliset ja siivoustehtävät

Työtilan tarjoaminen toimistossa: paperitarvikkeiden, kahvin, veden ja laitteiden tilaaminen. Henkilökohtaiset asiat (elämäntapa): lahjojen ostaminen, yritystapahtumien järjestäminen tai esimiehen päivittäisten asioiden hoitaminen.

Vaadittavat taidot:

Proaktiivisuus (kyky ajatella askeleen eteenpäin ja ennakoida vaihtoehtoisia skenaarioita; toisin sanoen assistentilla tulisi aina olla varasuunnitelma)

Luovuus

Liikekirjeenvaihdon perusteiden ja ydintaitojen tuntemus

Uteliaisuus

Tunneäly

Itsekuri

Tarkkaavaisuus

Hyvä muisti

Stressinsietokyky

Sosiaalisuus

Hyvin kehittynyt sanasto ja selkeä puhe

*Korkeatasoinen suomen, englannin ja venäjän kielen taito**