Osa-aikainen sihteeri / assistentti

KymiRing on Suomen modernein moottoriurheilurata, joka sijaitsee Iitissä Lahden ja Kouvolan välissä (45 minuuttia Lahdesta, 15 minuuttia Kouvolasta). Järjestämme ajoharjoittelupäiviä, moottoriurheilutapahtumia ja elämyksiä niin ammattilaisille kuin harrastajillekin läpi vuoden. Etsimme nyt tarkkaa ja luotettavaa osa-aikaista sihteeriä täydentämään pientä ja tiivistä työyhteisöämme.

Toimenkuva

Olet toimistomme hallinnollinen selkäranka, ja tehtävänäsi on tukea sekä toimitusjohtajaa että koko tiimiämme. Työtehtäväsi ovat vaihtelevia; aamupäivä saattaa kulua tavaratoimituksen koordinoinnissa, kun taas seuraavaksi saatetaan valmistella dokumentaatiota ympäristölupa-asioihin liittyen tai valmistellaan tulevaa ajoharjoittelupäivää.

Pääasiallisiin tehtäviisi kuuluvat:

Hallinnollisen tuen antaminen toimitusjohtajalle

Sähköpostiviesteihin vastaaminen, kokousten sopiminen ja kalenterointi

Asiakirjojen ja sopimusten arkistointi ja arkiston ylläpito

Avustaminen taloushallinnossa, laskutuksessa ja henkilöstöhallinnon tehtävissä

Yhteydenpito yhteistyökumppaneiden kanssa

Hankinta- ja toimittajaviestinnän tukeminen

Ajoharjoittelupäivien ja muiden tapahtumien valmistelu ja organisointi

Ajoittainen läsnäolo tapahtumissa

Raporttien ja dokumentaation laatiminen tarpeen mukaan

Yhteistyö lakimiehemme kanssa erilaisissa asioissa

Ympäristömääräysten valvontaan ja dokumentointiin liittyvät tehtävät

Mitä odotamme sinulta

Vahvaa kokemusta toimistotyöstä tai sihteerin työtehtävistä

Järjestelmällisyyttä ja kykyä työskennellä itsenäisesti

Hyvää suomen kielen suullista ja kirjallista taitoa

Hyvää englannin kielen suullista ja kirjallista taitoa, sillä toimitusjohtajan kanssa työskennellään englanniksi

Kokemusta yleisten toimisto-ohjelmien (Microsoft 365) käytöstä

Kiinnostus tekoälyä hyödyntäviä työskentelytapoja kohtaan hallinnollisten pros