Hallintoassistentti Nato-edustustoon

Suomen pysyvä edustusto Natossa hakee palvelukseensa Brysseliin hallintoassistenttia.

Oletko etsimämme toimistomme hallinnollisten tukitoimien ja päivittäisten askareiden taitaja sekä toimeen tarttuva ja positiivinen vieraiden vastaanottaja? Etsimme nyt tiimiimme Nato-edustustoon hallintoassistenttia huolehtimaan, että toimiston perustoiminnot sujuvat ja vieraiden on meille helppo tulla.

Tehtävänkuvaus:

Nato-edustuston uutena hallintoassistenttina toimit erilaisten hallinnollisten tukitoimien, toimiston päivittäisten tehtävien ja vierailijoiden vastaanottamisen parissa. Tehtäviisi voi kuulua esimerkiksi tapaamis- ja tilaisuusjärjestelyissä avustamista, edustuston päällikön edustamistilaisuuksien tukitoimia sekä edustuston yleishallinnossa tukemista (mm. puhelinluetteloiden ylläpitäminen ja yleisperehdytyksessä tukeminen). Huolehdit, että toimistomme arki sujuu mutkattomasti. Muiden tehtävien ohessa toimit myös tarvittaessa Suomen ja Ruotsin edustustojen yhteisessä vastaanotossa, jossa mm. vastaanotat edustustolle tulevia vieraita, hallinnoit kokoushuoneiden varauskalentereita sekä huolehdit tarvittaessa kokoustarjoiluista ja tilojen viihtyisyydestä. Tehtävänkuvaasi voi lisäksi kuulua sijaistustehtäviä ja muita edustuston johdon määräämiä tehtäviä. Hallintoassistentin tehtävä on uusi ja tehtävänkuva saattaa muuttua edustuston toiminnallisten tarpeiden mukaan. Tehtävässä työskentelet tiiviissä yhteistyössä edustustomme henkilöstön lisäksi myös Ruotsin edustuston kollegojen kanssa.

Mitä toivomme sinulta?

Etsimme asiakaspalveluhenkistä, oma-aloitteisesti toimeen tarttuvaa ja järjestelmällistä henkilöä, jolla on silmää yksityiskohdille ja tilojen edustavuudelle. Tehtävä vaatii erinomaisia vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja, joustavuutta vaihtelevien työtehtävien suhteen sekä hyvää toimisto-ohjelma- ja tietotekniikkaosaamista. Tehtävässä edellytetään suomen kansalaisuutta sekä hyvää suomen ja englannin kielen taitoa. Ruotsin ja ranskan osaaminen katsotaan eduksi. Ede