Toimistoassistentti Oulu

Pidätkö siitä, että toimiston asiat toimivat ja arki rullaa sujuvasti?

Haemme Oulun toimistollemme (n. 160 hlöä) palveluhenkistä toimisto-assistenttia vastaamaan Oulun toimistomme arjen sujuvuudesta. Olet osa tiimiä, jonka tehtävänä on varmistaa, että asiantuntijamme Suomen 13 toimistolla voivat keskittyä omaan työhönsä parhaassa mahdollisessa työympäristössä.

Tässä roolissa huolehdit siitä, että tilat, käytännöt ja palvelut tukevat asiantuntijatyötä. Olet monen asian risteyskohdassa ja työpäiväsi vaihtelevat. Saat eteesi monenlaisia pieniä ja suuria pyyntöjä, keskeytyksiä ja tilanteita, joissa priorisoit lennossa. Jos nautit siitä, että pidät langat käsissä ja viet asiat eteenpäin, viihdyt tässä työssä. Oma panoksesi näkyy suoraan toimiston arjen sujuvuutena.

Keskeiset työtehtäväsi:

huolehdit toimiston arjen sujuvuudesta (tilat, neuvotteluhuoneet, turvallisuus)

hoidat ja koordinoit palvelupyyntöjä (huolto, ylläpito, turvallisuus)

autat kokousjärjestelyissä ja arjen käytännöissä (tilat, tarjoilut)

vastaat postista ja lähetyksistä

tuet henkilöstöä ja vierailijoita perus-IT-asioissa yhteistyössä IT:n kanssa

hoidat onboardingkäytännöt toimistolla

toimit yhteyshenkilönä toimittajille ja vuokranantajalle

ylläpidät toimiston pohjakuvia, käytössäsi Flowscape-järjestelmä

työssä käytät mm. parkkisovelluksia sekä hallinnoit avaimia, kulkuoikeuksia ja aloitus ja lopetustilanteisiin liittyviä käytäntöjä.

Mitä toivomme sinulta?

kokemusta toimisto / toimitilapalveluista ja aitoa palveluhenkisyyttä.

suhtaudut luontevasti sekä suunnitteluun että käytännön tekemiseen.

osaat mukauttaa viestintääsi tilanteen ja ihmisten mukaan, säilytät rauhallisen otteen kiireessä ja viet asiat loppuun asti ystävällisesti mutta jämäkästi.

huomaat herkästi, jos jokin kaipaa huomiota tai parantamista, ja tartut asiaan oma-aloitteisesti.

selkeää kirjallista ja suullista viestintää

perusosaamista Microsoft 365 työkaluista

sujuvaa suome