Executive Assistant, AIG Nordic

Intresserad av att arbeta hos ett av världens största kommersiella försäkringsbolag och stötta vår nordiska VD samt AIG nordiska ledningsgrupp i rollen som Executive Assistant?

Vi söker just nu efter en strukturerad och dynamisk assistent med erfarenhet från att stötta chefer i olika administrativa uppgifter. Positionen är baserad på vårt kontor i centrala Stockholm och kommer att rapportera direkt till vår Nordiska General Manager.

Du kommer att arbeta tätt med vår nordiska VD samt vår nordiska ledningsgrupp och se till att administrativa uppgifter flyter på. Rollen kommer även innefatta viss projektadministration, facilitera affärsmöten, vara super-user i vissa administrativa system (så som Ariba, Concur) samt vara behjälplig till olika avdelningar i administrativa uppgifter.

Mer om rollen

Vi ser din roll som en partner till vår Nordiska General Manager (GM) samt den nordiska ledningsgruppen och där du kommer att ansvara för olika dagliga administrativa uppgifter. Du kommer att arbeta tätt med våra internationella team inom expense management, facility och inköp för att säkerställa att processer inom dessa områden flyter på bra. Utöver det så innebär rollen att du till exempel kommer att:

Supportera vår nordiska VD med mötesbokningar, resebokningar och andra administrativa uppgifter.

Koordinera, till viss del facilitera och administrera våra nordiska ledningsgruppsmöten. Här består uppgiften i att säkerställa att allt material till ledningsgruppsmötena är färdigställt och görs tillgängligt innan deadlines, ta anteckningar samt hjälpa till med uppföljning av överenskomna actions.

Supportera vår GM i datainhämtning inom projekt och ärenden som kräver dennes involvering.

Du kommer även att arbeta tätt med våra övriga chefer runt om i Norden och till viss del utanför Norden med att planera och strukturera arbetet för GM. Detta kan t.ex. innefatta att samla in data/svar/uppfattningar från alla berörda funktioner/ledare eller att säkerställa att GM har ett komplett beslutsunderlag när han ska fatta beslut i mer komplexa ärenden.

Bli vår superbokare, dvs supportera vår VD samt andra team i bokningar till events, intervjuer osv.

Bli vår lokala superuser för processer och system inom expense management (Concur), inköp (Ariba) och närliggande områden.

Vi söker därför dig som:

Har tidigare erfarenhet ifrån en liknande roll (receptionist, administrativ assistent, kontorsadministratör).

Uppskattar ordning och reda och där du hela tiden är ute efter att bredda arbetet och se nya möjligheter kring rollen.

Arbetar obehindrat på både svenska och engelska, men där ytterligare språk kan vara meriterande.

Det förutsätts att du har goda kunskaper i Outlook, Teams och PowerPoint. Det är också av godo om du har vissa kunskaper i Excel, SalesForce, Concur och SharePoint, men detta är inget krav.

Universitets/Högskoleutbildning är meriterande, men inget krav.

Utöver det så är du:

Strukturerad

Hög energi / eget driv

Flexibel

Intresserad? Vänligen skicka in din ansökan via vår karriärportal. Vi ser gärna att din ansökan är på engelska.