Hallintoasiantuntija
About this role
Tehtävässä toimit osana hallintopalveluiden tiimiä vastaten monipuolisista asiakirjahallinnon, päätöksenteon tuen ja yleishallinnon tehtävistä. Pääset työskentelemään läheisessä yhteistyössä kaupungin viranhaltijoiden ja toimielinten kanssa, mahdollistaen sujuvan päätöksenteon ja laadukkaan hallinnon arjessa. Hallintoasiantuntijan tehtävä on monipuolinen ja pääset vastaamaan hallinnon prosessien kehittämisestä yhdessä hallintojohtajan ja muiden työkavereidesi kanssa, sekä olemaan osana ja tukemaan kaupungin päätöksentekoa.
Vastaat Nivalan kaupungin asiakirjahallinnon toteuttamisesta arjessa ja tehtäväviisi kuuluu mm.
o Kirjaamon ja asiakirjahallinnan tehtävät (mm. asiakirjojen vastaanotto, kirjaaminen ja käsittely, päävastuu)
o päätöksenteon sekä hallintomenettelyn kehittäminen organisaatiossamme
o tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja päivitys (pääpaino tekninen toimi)
o asiakirjapohjien luonti asianhallintajärjestelmään -kokoukset, työryhmät, viranhaltijapäätökset, oikaisuvaatimukset, asiakirjapohjat yms.
o asianhallintaohjelman käytön kehittäminen/tehostaminen
o asiakirjahallinnon kehittäminen ja suunnittelu
o asiakirjahallinnon perehdytys
o asiakirjahallinnon ohjeistusten laadinta omalta osaltaan
o asiakirjahallinnon koulutukset, järjestelmäkoulutukset
Tehtävään kuuluu esim. seuraavat pääkäyttäjätehtävät ja lisävastuut
o Asiahallintajärjestelmän Dynasty
o Dynasty sähköinen säilytys
o CloudMeeting
o TOJ-tiedonohjausjärjestelmä
o teknisen toimialan arkistovastaava
Lisäksi vastuullasi on Nivalan kaupungin toimielinpalvelut ja niiden kehittäminen yhteistyössä hallintopalveluiden tiimin kanssa. Nämä tehtävät pitävät sisällään mm.
o päävastuuteknisen lautakunnan ja teknisen lupajaoksen esityslistojen ja pöytäkirjojen koostamisesta ja julkaisusta
o myös muiden toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen koostaminen ja julkaisu sekä päätöksistä tiedottaminen (sijaistukset)
o vastuu teknisen lautakunnan ja teknisen lupajaoksen pöytäkirjojen pitämise