Projektiassistentti (matkavaraukset ja viisumit), Espoo
About this role
Asiakkaamme etsii dynaamista projektiassistenttia tukemaan kansainvälisiä laitetoimitusprojekteja. Tässä roolissa pääset osaksi kokenutta tiimiä vastaamaan matkajärjestelyistä sekä viisumiprosesseista. Mikäli olet kerryttänyt kokemusta edellä mainittujen tehtävien parissa, hae paikkaa heti, sillä etenemme heti sopivien henkilöiden kanssa!
Tehtävänkuvaus
Tässä roolissa tuet toimitustiimejä kansainvälisissä laitetoimitusprojekteissa osana dokumentinhallinta- ja projektitukitiimiä. Vastaat monipuolisista projektin tukitehtävistä, kuten matka- ja majoitusjärjestelyistä, viisumi- ja työlupaprosesseista sekä kokousten organisoinnista. Tehtävässä edellytetään toimistolla oloa Espoossa 2-3 päivää viikossa. Kuulet lisää asiakasyrityksestä rekrytointiprosessin edetessä.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä kansainvälisissä projekteissa osana ammattitaitoista tiimiä. Tehtävä on määräaikainen elokuun loppuun, mutta jatko on mahdollinen projektikuormasta riippuen.
Työtehtävät
Matkavarauksien, hotellimajoitusten ja maaliikenteiden järjestäminen projektihenkilöstölle ja asiakkaille.
Viisumikutsukirjeiden valmistelu sekä viisumi- ja työlupaprosessien hoitaminen projektihenkilöstölle eri maihin.
Kokousten järjestäminen sekä toimiston sisällä että sen ulkopuolella.
Henkilökohtaisten suojavarusteiden, liikelahjojen ja käyntikorttien tilaaminen.
Matkoihin liittyvien laskujen käsittely ja matkustajaprofiilien ylläpito.
Luottamuksellisen ja henkilökohtaisen tiedon turvallinen käsittely.
Etsimme
Vastaavaa kokemusta projektiassistentin tehtävistä, vähintään neljän vuoden ajalta.
Sujuva suomen ja englannin kielen taito (suullinen ja kirjallinen) liiketoimintaympäristössä.
Hyvät taidot MS Office -ympäristössä sekä laskujen käsittely- ja matkakulutyökalujen käytössä.
Hyvä ymmärrys viisumi-, työviisumi- ja työlupahakemusprosesseista eri maissa.
Hyvä ymmärrys matkustusturvallisuudesta ja matkoihin liittyvän henkilötiedon turvallisesta käsittelystä.
Kyky priorisoida, työskennellä painee